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库存调整与盘点的不同(存货盘点调整表怎么做分录)
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库存调整与盘点的不同
盘点结果有差异时,经常要用到库存调整.此文涉及所讲的库存调整是,通过增减账面库存数量,使其与实物库存保持一致.
大多数仓库从业者以及仓库软件设计者将库存调整理解成直接修改库存数据,以达到平衡库存实物数据和账面数据;理由是这样做速度快、效率高、简单明了,好理解,我们将此做法称为狭义的库存调整.
那么,直接修改库存就一定好么.按照辩证的观点,所谓有利必有弊;得了便宜的事情,必然会在其他地方给你带来麻烦.
本文的目的是讨论一般人理解的库存调整(也就是狭义的库存调整,直接修改库存的那种),不是故意诋毁"直接改库存"有多坏,而是希望分析出其优劣点,让各位同行朋友有更多的选择,下文有细述关于盘点差异的十八种处理办法.
库存调整的歧义
先来看WMS中一个库存调整的界面:*作人员可以直接修改库存数据中的生产日期、批次号、库存数量;当然,如果允许的话,也可以直接修改存放的位置(货位);甚至可以无中生有的增加新的库存条目.
这是多么方便实惠、*作简单、皆大欢喜的功能;任何稍微会动动鼠标敲个数字的人都可以胜任这个工作;仓库管理工作变得如此简单轻松接地气;完全共产党了我们对仓库管理繁琐、复杂、麻烦的认知.
如果您抱着这个想法,那就大错特错了.
首先,直接修改库存违背了信息化的初衷.
信息化本身是经历了不同阶段的,第一阶段是从纸质化向表格化演变;第二阶段是从表格化向软件化演变(虽然后面有大数据、云计算、SAAS等时髦词汇,但基础仍然还是软件).
从纸质化向表格化演变,实际上是"看山是山",只是改变了一下记录数据的介质,管理的对象仍然是数据(如库存数量).
而从表格化向软件化演变,则是"看山不是山",是希望透过现象看本质,通过软件来实现业务流程管控.至少在真正的管理者眼里,过程比结果更重要(流程比数据更重要).
管理的本质是通过引导一系列的过程(活动)来达到最终目的.直接修改库存数据,这和在Excel上直接*作数据没啥两样,是体现不出流程化管理的.这种做法,实际是信息化的*.
其次,直接修改库存是舍本逐末,治标不治本.
大部分的仓库数据差异,都是因为业务流程管理中的失误造成的;要纠正这些错误,应该是从业务过程中去调整,而不是直接修改这个结果.
这和答案*没啥两样,本来答案成绩本来只得了分,你的处理办法不是去如何努力念书争取考个分拿个优秀,而是直接改动试卷成绩.
另外一个比喻,就和头疼医头脚疼医脚一样,不去医治病源,却只去消除病理结果.因为即使你修改了结果,错误的业务过程也还是存在的,你没有消除错误业务过程带来的痕迹.
举个例子,因为超发(也就是实际出货数量多于出库单的出货数量)导致的盘亏结果,这种情况下,实际库存是准确的,账面库存是不准确的.
通过库存调整,直接减少账面库存,表面看起来,账面库存改正确了,数据也都平衡了.但果真如此么,虽然账面库存正确了,但超发部分商品的装卸费、运费怎么办;因为你直接修改的是库存数据,而出库单上没有记录超发部分的作业内容.
也许仓库企业老板会很大方的说"这部分就不向客户收费了",但是装卸工的绩效工资呢,给承运商的运费呢,他们也会这么大方的说不要不要的么.那么连作业记录都没有,长此以往,仓库企业如何去和他们结算呢.
再换一个角度来说,即使我们不考虑费用的问题.解决超发问题,直接修改库存而不是修改出库单,会导致另外一个麻烦:和客户对账的时候会引起更多的歧义.
客户的出库单数量是准确的,而WMS出库单的数量是少的,但最终双方库存是一样的.这种情况会不会让人感觉莫名其妙呢,这就产生了第三个问题.
第三,直接修改库存打乱了仓库的账物平衡体系.
会计基本准则中遵循"有借必有贷,借贷必平衡"的原则;仓库管理中也遵循类似的原则,那就是"有出必有进,进出必平衡",用一个公式来描述Σ入库= 库存 + Σ出库.
如果直接去修改库存数,则打破了这个平衡准则.仓库管理*不仅仅是管理数量;更多的体现在货位管理、生产日期批次号、先进先出、保质期、库龄及周转率等内容上.
在做产品出库的时候,经常要知道出的是什么商品、从哪个货位、选择哪个批次号(先进先出等原则)等,这些内容不是无中生有的,而要从入库过程中的各种历史记录中继承过来.
直接修改库存数,就好像天上掉馅饼(或者掉林妹妹),哪有这么好的事.离开了入库历史记录的库存,是站不住脚的,支撑不了正常的出库作业的.从这个角度去看,狭义的库存调整,只能会把仓库的账物体系搞得越来越乱.
第四,允许直接修改库存导致责任认定的麻烦.
虽然我们一直说,仓库业务中出了差错,一定是先办事后办人;大家都不希望员工因为害怕错误而噤若寒蝉,更不希望老板对犯错的员工表现得凶神恶煞.
但任何事情都要讲究实事求是,追查错误根源,是为了让员工们有更多的责任心,吸取足够的教训,总结更多的经验和措施.
但是,直接改库存实在是太方便了,方便到有些员工只要做错了账,就直接来修改库存,而不去好好分析错误的原因,找出正确的纠正和预防措施.
第五,导致更多的数据风险.
人无百日好花无百日红,仓库业务毕竟是辛苦累人的"有挑战性"的业务,员工们很容易挑战到筋疲力尽甚至和主管闹翻,和老板闹翻,这时候的人们可能想搞点什么*.
好吧,鸡鸣狗盗的不屑做,砍砍杀杀的风险太大,文化人制造点有文化的麻烦还是可以的,比如偷偷通过库存调整改一下你的库存数量,到时候你出库缺货到处找不到原因,待到老板抓狂时,她在丛中笑.
也许有人会说,通过权限控制可以避免这种情况,但所谓的密码和权限控制,基本都是防外不防内;在有心算无心下,内部员工想冒充一下别人的账号密码权限来做点额外的小动作,还是能做到的.
总之,库存调整功能,就相当于在正常的仓库业务下开了一个超级大的后门程序.不管它的功能表现得有多强大,它和正常的仓库业务是格格不入的.潘多拉盒子一旦打开,有可能就一发不可收拾.看上去很美丽的东西,结果可能带来的是不可预知的灾难.库存调整虽好,用起来可以一定要当心哦.
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